Att informera och kommunicera effektivt i tider av osäkerhet
I tider av osäkerhet så är det många människor som på olika sätt vill hjälpa till. Smartsign är ett av de företag som vill bidra till att göra situationen för företag och människor lite bättre. Vi vet att många pratar om behovet av information och hur viktigt det är med rätt information i rätt tid. Det handlar om att instruera, lugna, varna, uppmana.
Vi har tagit fram en enkelt mall och information om krisinformation via skärmar. Det är vårt bidrag till den situation vi har nu. Smartsigns kunder får mallen gratis, det är bara att lägga in den i din Smartsign-spellista och fylla på med relevant information. Vi har totalt 25 000 skärmar spridda över hela Norden, tillsammans når dom långt mer än en miljon människor varje dag. Om du som är kund hos oss väljer att använda mallen, så bidrar du till en bred spridning av relevant och viktig information.
Att informera och kommunicera effektivt kan vara svårt
Världen, Sverige, kommuner och organisationer står mitt i en stor kris. Corona sprider sig snabbt och i dess kölvatten breder sig osäkerhet och rädsla ut sig. Och som om inte krisen i sig vore nog, så försvåras och förvärras situationen ofta av att rykten och osanningar börjar att florera. Det gör att människor både blir räddare än nödvändigt och att dessutom att de kan agera på ett felaktigt sätt.
Hur ska du som är ansvarig för ett företag, en verksamhet, en kommun eller annan organisation göra för att i största möjliga mån undvika detta? Hur kan du bidra till att sprida relevant information?
Vi ska uttrycka oss tydligt.
Vi ska vara relevanta för mottagaren
Vi ska nå alla via effektiva kanaler
I Corona-tider så är medarbetarna kanske utspridda i sina hem istället för samlade på företaget. Det gör den interna kommunikationen svårare. Våra kunder och intressenter kan också behöva informeras och instrueras. Hur når vi dem med aktuell information? Smartsign erbjuder ett verktyg som gör att du kan skicka ut information till olika skärmar, både stora skärmar för inom- och utomhusmiljöer, men också telefon och dator. Via programvaran styr du informationen från din egen dator och uppdaterar enkelt när du vill.
Några tips när du ska forma din interna information.
Fatta dig kort och var tydlig.
Ju fler ord och krångliga förklaringar desto större är riskerna för missförstånd
Var relevant
Håll dig till information som faktiskt är viktig för dina medarbetare. Blanda inte in annat, då riskerar du att mottagaren missar det viktiga budskapet och att hen inte känner sig berörd.
Var förutsägbar
Dina medarbetare ska veta var dom kan hitta relevant och säkerställd information. Uppdatera gärna samma tid varje dag.
Medarbetarna ska veta var informationen finns
Använd ett antal tillgängliga och säkra kanaler som dina medarbetare känner till. Då kan de bortse från andra ev. rykten och osanningar. Intranätet är en kanal, utskick via skärmar kan vara en annan.
Använd gärna en bild
Kan du förstärka informationen med en bild så gör det! Människor har olika sätt att ta till sig information. En bra bild kan tydliggöra och förklara.
Några tips när du ska forma din externa information.
I stort så gäller samma tips som för den interna informationen.
• Fatta dig kort
• Var relevant
• Använd gärna en bild
• Informera i rätt tid
Kanske vill du ge aktuell information till dina kunder när de besöker ditt företag, då kan en informationsskärm i entrén vara en utmärkt kanal som alltid kan innehålla pinfärsk information.
En mall som hjälp
Vi har tagit fram en mall för information kring Corona – det ämne som är mest aktuellt för de flesta just nu.
Mallen får du som en gåva från oss. Här följer instruktioner kring hur den är tänkt att användas.
När coronakrisen är över så kan du använda mallen för andra ändamål.
Så här är mallen uppbyggd
• Korta texter med enkla men viktiga budskap
• Totalt 6 olika budskap samtidigt
• Uppdateras ofta – minst en gång om dagen under en krissituation
• Varva med en siffra där du själv väljer vad den ska handla om
• Varva fakta med uppmaningar och instruktioner
• Tydligt vem som är avsändare
• Möjlighet att välja bakgrundsfärg för att göra sidan lite anpassad om så önskas
• Ladda upp mallen till ditt mediabibliotek och redigera den som vanligt (Gäller Smartsign 10)
• Vill du byta RSS-flöde eller göra fler anpassningar? Lås upp mallen med lösenord:smartsign (Gäller Smartsign 10)
Öppna zip-filen innan du laddar upp mallarna till mediabiblioteket.
